Ein RFP steht für „Request for Proposal“, also eine formale Angebotsanfrage. Vor allem international agierende Unternehmen nutzen diesen Prozess, um Hotels für ihr Geschäftsreise- oder Tagungsvolumen auszuwählen. Ziel ist es, Angebote vergleichbar zu machen und den passenden Hotelpartner zu finden.

Neben großen Firmenkunden erhalten wir solche Ausschreibungen auch von Travel Management Companies wie American Express GBT sowie über Sourcing-Partner wie HRS und Ratefinding. Die Bearbeitung erfolgt heute überwiegend über digitale Plattformen wie Cvent, die auch wir für das zentrale RFP-Handling nutzen. 

Oft bleiben nur wenige Tage Zeit, um umfangreiche Ausschreibungen mit Preisabfragen, Nachhaltigkeitsanforderungen und individuellen Kundenwünschen zu bearbeiten. Für viele unabhängige Hotels ist das im laufenden Betrieb eine große Herausforderung. 

Genau hier setzt unser zentrales RFP-Team an: Wir übernehmen den administrativen Aufwand, koordinieren die Bearbeitung und stellen sicher, dass Ausschreibungen vollständig, professionell und fristgerecht eingereicht werden. 

Darüber hinaus sorgen wir für einheitliche und qualitativ hochwertige Antworten. Gerade bei komplexen Ausschreibungen kommt es darauf an, die für die Vergabe entscheidenden Informationen korrekt und vollständig bereitzustellen. Unsere strukturierte Vorgehensweise schafft Verlässlichkeit, entlastet die Hotels im Tagesgeschäft und erhöht die Erfolgschancen im Wettbewerb um attraktive Firmenkunden. 

Während das Hotel die strategischen Leitplanken vorgibt, übernimmt das zentrale Team die operative Bearbeitung der Ausschreibungen und begleitet den gesamten Prozess. 

Das Hotel definiert die strategischen Rahmenbedingungen, während wir die operative Umsetzung übernehmen.

Jedes Hotel verfügt über einen festen Ansprechpartner im Sales Support Team. Wir bearbeiten die RFPs in Cvent, pflegen Stammdaten, koordinieren die Kommunikation mit internationalen Key Account Managern und unterstützen bei der Preisgestaltung.

Darüber hinaus führen wir Standortanalysen durch, identifizieren potenzielle Neukunden und prüfen zusätzliche Vermarktungsmöglichkeiten, beispielsweise über Reisebüroketten, Longstay-Programme oder spezielle Marktsegmente. 

Die richtige Preisstrategie entscheidet oft über den Erfolg einer Ausschreibung. Das Sales Support Team unterstützt Hotels dabei mit Marktkenntnis und individueller Beratung. 

Die Preisstrategie gehört zu den anspruchsvollsten Bereichen eines RFP-Prozesses. Gemeinsam mit dem Hotel entwickeln wir eine passende Strategie und definieren den jeweiligen Verhandlungsspielraum.

Dabei berücksichtigen wir unter anderem Vorjahresraten, Kundenvorgaben, Rate Caps und die aktuelle Marktsituation. Nutzt ein Hotel zusätzlich unser zentrales Revenue Management, stimmen wir uns eng mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen ab.

Die Zusammenarbeit gestalten wir flexibel: Manche Hotels legen ihre Strategie einmal jährlich fest, andere möchten jede Ausschreibung individuell abstimmen. In jedem Fall bleibt die Entscheidungshoheit jederzeit beim Hotel. 

Der größte Nutzen besteht darin, dass Ausschreibungen überhaupt bearbeitet werden und zwar vollständig, professionell und fristgerecht. Wenn ein Hotel aus Zeitgründen nicht auf eine Ausschreibung reagiert, geht die Chance auf das entsprechende Firmenvolumen meist verloren. Durch unsere Unterstützung steigt die Teilnahmequote an Ausschreibungen deutlich. 

Neben der Zeitersparnis profitieren Hotels von unserer Erfahrung im Umgang mit internationalen Ausschreibungen. Viele Ausschreibungen enthalten umfangreiche englischsprachige Fachbegriffe, detaillierte Anforderungen und zahlreiche Dokumente. Wer solche Prozesse nur gelegentlich bearbeitet, investiert erhebliche Ressourcen in Recherche und Administration. Dank unserer langjährigen Erfahrung mit internationalen Einkaufsprozessen wissen wir, welche Informationen besonders wichtig sind, worauf Einkäufer achten und wo Verhandlungsspielräume bestehen. Dieses Know-how hilft Hotels dabei, ihre Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss und einen Zuschlag deutlich zu verbessern.

Der konkrete wirtschaftliche Nutzen ist von Faktoren wie Standort, Marktumfeld und Hotelgröße abhängig. Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Eine professionelle Bearbeitung verbessert die Erfolgschancen und kann zu zusätzlichen Umsätzen sowie mehr Zimmernächten führen.

Moderne Plattformen schaffen Transparenz und helfen dabei, fundierte Entscheidungen für die Positionierung und Preisgestaltung zu treffen. 

Professionelles RFP-Management ist heute ohne digitale Unterstützung kaum noch denkbar. Wir arbeiten mit Cvent als zentraler Ausschreibungsplattform und ergänzen die dort verfügbaren Informationen durch Daten aus unserem CRS sowie Rankings, beispielsweise von HRS.

Dadurch erhalten wir ein fundiertes Bild der Wettbewerbssituation und können Potenziale gezielt identifizieren. Die Hotels profitieren von mehr Transparenz und einer besseren Grundlage für strategische Entscheidungen. 

Die Anforderungen sind deutlich umfangreicher geworden. Besonders im MICE-Bereich nimmt die Zahl und Komplexität der Ausschreibungen weiter zu.

Gleichzeitig gewinnt das Thema Nachhaltigkeit stark an Bedeutung. Unternehmen möchten inzwischen detaillierte Informationen zu Energieverbrauch, Energiequellen und weiteren ESG-Kennzahlen erhalten.

Darüber hinaus gehören Nachverhandlungsrunden heute vielerorts zum Standard. Auch Anforderungen wie Last Room Availability (LRA) spielen eine zunehmend wichtige Rolle. All diese Entwicklungen machen professionelle Unterstützung wichtiger denn je.